Personvern – Leirskoleportalen

1. Roller og ansvar

Leirskoleportalen (org.nr. [ORG.NR.]) er databehandler og behandler personopplysninger på vegne av sine kunder — leirskoleoperatører og skoler — som er behandlingsansvarlige for de opplysningene de legger inn i systemet. Kunden fastsetter formål og rettslig grunnlag for behandlingen.

Kontakt oss: hei@leirskoleportalen.no

2. Hvilke personopplysninger behandles

Systemet behandler personopplysninger i følgende kategorier:

Brukere av portalen (leirskoleansatte): Navn, e-postadresse, brukernavn, rolle i organisasjonen og innloggingsinformasjon (kryptert). Fakturering skjer direkte til kunden — kortdetaljer behandles ikke av Leirskoleportalen.
Deltakere (elever): Navn, alder, kjønn, tilknytning til skole og hytte, navn og e-post til kontaktperson/foresatt, antall ledsagere samt merknad om individuelle behov (fritekst).
Helseopplysninger og individuelle behov (særlige kategorier, GDPR art. 9): Systemer støtter registrering av allergier (inkl. matallergier og allergi for insektstikk/epipen), medisinsk tilstand (diabetes, epilepsi, astma), og nedsatt funksjonsevne (rullestol, hørselshemming, synshemming). Disse registreres kun der kunden legger dem inn for planleggingsformål.

3. Personopplysninger om barn

Deltakere er elever i grunnskole- og ungdomsskolealder og regnes som barn etter personvernregelverket. Registrering av opplysninger om barn — særlig helseopplysninger etter art. 9 — krever at kunden (leirskolen/skolen) som behandlingsansvarlig har gyldig rettslig grunnlag, for eksempel samtykke fra foresatte eller nødvendighetsvurdering etter avtale- eller myndighetsvurdering.

Leirskoleportalen logger aldri sensitive deltakerfelt (navn, fødselsdato, allergier, helseopplysninger, individuelle behov, foresatte) til systemlogger eller feilovervåkningsverktøy.

Ekstern påmelding (der skolen sender ut invitasjonslenke) innhenter samtykke fra foresatte ved registrering, og tidspunkt for samtykke lagres i systemet.

4. Formål med behandlingen

Tjenesten brukes av kunden til å støtte følgende formål:

Planlegging og administrasjon av leiropphold
Oversikt over deltakerinformasjon og innkvartering
Tilrettelegging for individuelle behov under leiroppholdet
Risikoanalyse og HMS-dokumentasjon
Kommunikasjon mellom leirskole og skole/foresatte

Rettslig grunnlag for behandlingen etter GDPR art. 6 og, for helseopplysninger, art. 9 fastsettes av kunden som behandlingsansvarlig. Leirskoleportalen behandler ikke opplysningene til egne formål utover å levere og drifte tjenesten.

5. Underleverandører (underdatabehandlere)

Leirskoleportalen benytter følgende underdatabehandlere som kan motta eller behandle personopplysninger:

Render.com Hosting av applikasjon og PostgreSQL-database. Server lokalisert i Frankfurt, EU (AWS eu-central-1). Render, Inc. er US-registrert — overføring til tredjeland, se punkt 6.

Sentry Feilovervåkning og teknisk logging. Mottar feilmeldinger og stack traces ved applikasjonsfeil. Persondata skal ikke forekomme i logger. Server i USA — se punkt 6.

Resend Utsending av transaksjonell e-post (verifisering, passordtilbakestilling, varsler). Behandler e-postadresser og navn. Server i USA — se punkt 6.

6. Overføring til tredjeland

Render.com, Sentry og Resend er US-registrerte selskaper. Selv om Render.com lagrer data på servere i EU, kan US-lovgivning (CLOUD Act) potensielt gi amerikanske myndigheter tilgang til data hos disse selskapene.

Vi arbeider med å inngå databehandleravtaler med alle underleverandører som behandler personopplysninger. Kunden informeres om endringer i underleverandørlisten via e-post med minst 30 dagers varsel.

7. Informasjonssikkerhet

Data lagres i en kryptert PostgreSQL-database med automatisk sikkerhetskopiering. Passord lagres som bcrypt-hashverdier og leses aldri i klartekst. Tilgangskontroll er rollebasert — hver bruker ser kun sine egne data (multi-tenant isolasjon på eier-ID). All kommunikasjon mellom klient og server skjer over HTTPS (TLS).

Innloggingsforsøk er begrenset via rate-limiting og kontosperring ved gjentatte mislykkede forsøk. Sensitive felt i deltakerdata logges ikke til systemlogger eller feilovervåkningsverktøy.

8. Lagringstid og sletting

Datatype	Lagringstid
Brukerkontoer (leirskoleansatte)	Beholdes så lenge kontoen er aktiv. Ved sletting anonymiseres kontoen umiddelbart — navn, e-post og personidentifiserende felt overskrives.
Deltakerdata (elever)	Kunden som behandlingsansvarlig fastsetter lagringstid. Leirskoleportalen anbefaler sletting senest 12 måneder etter at leiroppholdet er gjennomført.
Samtykkelogg (ekstern påmelding)	Beholdes så lenge deltakerdataene eksisterer, for å dokumentere rettslig grunnlag.
Betalingsdata	Fakturaer og betalingshistorikk beholdes i henhold til bokføringsloven (5 år). Kortdetaljer behandles ikke av Leirskoleportalen.
Systemlogger og feilrapporter (Sentry)	Slettes automatisk etter 90 dager i henhold til Sentrys standard oppbevaringspolicy.

9. Dine rettigheter

Innsyn — be om kopi av opplysninger vi har om deg (GDPR art. 15)
Retting — be om at feilaktige opplysninger korrigeres (art. 16)
Sletting — be om at opplysninger slettes («retten til å bli glemt», art. 17)
Begrensning — be om at behandlingen midlertidig begrenses (art. 18)
Dataportabilitet — be om å få utlevert dine data i maskinlesbart format (art. 20)
Innsigelse — protestere mot behandling basert på berettiget interesse (art. 21)

For opplysninger om deg som bruker av portalen: send forespørsel til hei@leirskoleportalen.no. Vi svarer innen 30 dager.

For opplysninger om deltakere (elever) som er registrert av en skole eller arrangør: rettighetsforespørsler rettes til den aktuelle kunden, som er behandlingsansvarlig for disse opplysningene.

10. Klage til Datatilsynet

Mener du vi behandler opplysninger i strid med personvernregelverket, kan du klage til Datatilsynet. Vi oppfordrer deg likevel til å ta kontakt med oss først, slik at vi kan løse eventuelle uenigheter direkte.